サロン|顧客管理・カルテ管理の基本的な方法

これから美容業・サロン業を行うことをお考えの方にとっては、その「お客様情報の管理の仕方」について、どのようにするべきかについても、検討中のことかと思います。

このお客様ごとの「情報」を記録し、管理するものを「カルテ」と呼び、そのカルテには「紙」と「デジタル」の両方があります。

このようにカルテについて考えていると、「そもそもカルテってそんなに重要なものなのか」「コストをかけてまで管理ツールを導入するべきなのか」と疑問に思うこともあるかと思います。

しかし、私たちは、このカルテの運用の際には「デジタル管理システム」を用いて管理することをおすすめしています。

今回は、「サロンにおけるカルテ管理の基本的な方法|デジタル管理システムを使うべき理由」についてご紹介します。

カルテに記載する項目

  • お客様の個人情報
  • 施術や販売品の記録
  • お客様の不満やご希望

カルテには、上記の3点を基本に、お客様の情報を詳細に記載します。

中には、問診票の情報だけでなく、毎回のサービスごとの売上やサービス時の担当者を記載をすることもあります。

このようなカルテを作成し、管理する目的は「お客様に対するサービスの質を上げ、満足してもらい、お店をリピートしてもらうこと」です。

そのため、単になんとなく情報を記録するだけでなく、特には「家族構成」のことや「お誕生日」のことがわかればそれも記載し、お客様に対するサービスに反映させられるように準備したいものです。

カルテは紙よりもデジタル管理システムを使った方がいい理由

以上のように、「お客様へのサービスの質を上げることを念頭にカルテを作成すること」を考えると、そのシステムが、「デジタル管理」の方が効率がいいことが想像しやすいかと思います。

なぜなら、紙での管理であると、「データを正しく集計し、施策を活かすことが難しくなってしまうから」です。

カルテのデータからわかること

  • 売上の集計
  • 「自分のサロンをどのように知ったのか」のアンケートの回答
  • お客様の年齢層
  • 男女比
  • 人気のメニュー
  • リピート率

など。

以上のように、カルテ管理の際に記載したデータを集めることで、施策を考える上でのヒントが得られることがあります。

例えば、「人気のメニューが何で、不人気なメニューが何」ということがわかれば、メニューを変更する時の判断がしやすくなるかと思います。

紙面であれば、膨大なデータ量を集計するだけでも一苦労なので、デジタル化しておくと効率よく集客に繋げることができます。

データを基に行いやすくなる施策

  • お客様の誕生月にバースデーメールを送る
  • キャンペーンの告知を行う
  • 店内音楽を客層に合わせて選ぶ
  • メニューの整理
  • 広告掲載時の媒体の選定

など。

データの共有に関しても、デジタルであれば簡単に、店舗をまたいで共有することが可能なので、そのデータの活用の幅は広くすることができることでしょう。

最後に

カルテ管理とは紙面であると煩雑になりやすく、データを抽出し、解析するという手間がかかってしまうかと思います。

デジタルで管理する際には、エクセルでの運用から有料ツールでの運用まで様々にあります。
お店の規模やこれからの運用に合わせて、カルテの情報を無駄にしないような工夫をしたいものですね。

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